Heeft u een sluitplan, beoordeel dan regelmatig of dit sluitsysteem nog effectief is. Besteedt u geen aandacht aan het sleutelbeheer, dan gaat dat ten koste van de veiligheid van uw mensen en de beveiliging van waardevolle spullen. Met deze vijf redenen kunt u beoordelen of uw sluitsysteem nog waterdicht is.

Reden 1: U weet niet wie welke sleutel gebruikt

Een sleutelplan of sluitplan heeft u niet voor niets. U heeft het ooit gemaakt of laten maken, omdat u wilt dat de gebruiker van een gebouw alleen die ruimtes kan betreden waarvoor hij toegangsrechten heeft. Dus is goed sleutelbeheer van belang: registreer wie welke sleutel in gebruik heeft. Als u niet precies weet wie welke sleutel heeft, loopt u een risico. Een onbevoegde kan zich toegang verschaffen tot ruimtes waar hij niet hoort te komen.

Reden 2: U heeft meer sleutels uitgegeven dan er mensen werken

Stel, uw organisatie telt 10 medewerkers. Maar u heeft in de loop van de jaren al 30 voordeursleutels uitgedeeld. Dan ‘mist’ u dus 20 sleutels. Omdat medewerkers een sleutel zijn kwijtgeraakt. Of omdat oud-medewerkers de sleutel niet hebben ingeleverd. In theorie kunnen dus twintig mensen uw pand binnen, terwijl dat niet (meer) de bedoeling is. Geef daarom nooit meer sleutels uit dan noodzakelijk. En vraag medewerkers die uit dienst gaan, altijd om hun sleutel in te leveren.

Reden 3: De (generale) hoofdsleutel van het sluitplan is kwijt

U heeft te maken met een acuut veiligheidsrisico als één van de generale hoofdsleutels (GHS) kwijt is. Het verlies van één van de hoofdsleutels is bijna hetzelfde als alle deuren van uw gebouw wagenwijd open zetten. De vinder kan zich toegang verschaffen tot alle ruimtes achter de entreedeur: de serverruimte, de archiefruimte of individuele kantoorruimtes in een kantoorgebouw.

Reden 4: Er verdwijnen geregeld waardevolle spullen

Diefstal op de werkvloer is een reëel risico. Het is misschien vervelend om te zeggen, maar veel gevallen van diefstal zijn een inside job. Goederen in het magazijn, laptops, kostbare kantoorapparatuur, contant geld: als zulke waardevolle spullen geregeld verdwijnen uit afgesloten ruimtes, dan moet u niet naïef zijn. De gelegenheid maakt de dief. Dat geldt ook voor een medewerker, klant of externe partij zoals een schoonmaker of leverancier die een sleutel heeft van ruimtes waar hij niet hoort te komen.

Reden 5: Het bijmaken van sleutels is geen tientjeswerk meer

De kosten voor het laten bijmaken van een individuele sleutel variëren van een paar tientjes tot een veelvoud hiervan. Verliest een medewerker eens een keer zijn sleutel, dan zijn die kosten misschien te overzien. Gebeurt het een aantal medewerkers een paar keer per jaar, dan gaat het niet meer om tientjeswerk. En raakt onverhoopt de generale hoofdsleutel kwijtraakt, dan zit er vaak niets anders op dan alle sleutels en cilinders te vervangen. Dan moet u een nieuw sluitplan maken. En dat kan gemoeid gaan met een bedrag van duizenden euro’s.

Wat denkt u? Is uw sluitsysteem nog waterdicht?